Обычно в реферате, курсовой, диссертации и любом другом документе содержание составляется в самом конце – после того, как работа завершена в соответствии с планом. Это связано с тем, что необходимо указать не только последние версии названий всех разделов и подразделов, но и актуальные номера страниц. Несмотря на интуитивно-понятный интерфейс Microsoft Word, у многих пользователей с оформлением содержания возникают проблемы.
Зачем нужно делать содержание?
Содержание – это удобный перечень глав, параграфов, разделов, подразделов со ссылкой на страницу, откуда берет начало конкретная часть документа. Благодаря грамотно оформленному содержанию у пользователя есть общее представление о структуре работы и возможность быстро переходить к тому или иному пункту.
Можно с каждой новой строки печатать названия, до края строки проставлять точки и в конце ставить порядковый номер страницы. Однако это очень долго и неудобно, к тому же у такого метода главными недостатками являются неровный край и необходимость постоянного редактирования.
Лучше всего воспользоваться встроенными инструментами Microsoft Word.
Как создать содержание вручную
В случаях, когда документ небольшой или к заголовкам не применяется специальное форматирование, можно сделать содержание вручную.
Происходит это в несколько этапов:
- Установить курсор в месте, где будет оглавление.
- Перейти на вкладку «Ссылки».
- Кликнуть по опции «Оглавление», которая расположена слева на панели инструментов.
- В раскрывшемся списке выбрать вариант «Ручное…».
- На листе отобразится макет.
- Кликнуть левой кнопкой мышки – раздел будет выделен. Вместо него вписать новое название. Таким же образом изменить номера страниц. Ненужные разделы удалить: выделить левой кнопкой мышки и нажать «Del».
- Оглавление готово.
При малейших изменениях в документе обновлять оглавление приходится тоже в ручном режиме.
Как создать автоматическое содержание
Более эффективный и эргономичный способ. При этом обязательно выполнение одного условия – документ должен быть разбит на разделы с заголовками. Следует выполнить следующие шаги:
- Найти на вкладке «Главная» опцию «Стили».
- Применить соответствующие стили к названиям глав, которые требуется внести в оглавление. К примеру, для разделов – «Заголовок 1», а для подразделов – «Заголовок 2» и т.д.
- Установить курсор в месте, где будет содержание.
- Во вкладке «Ссылки» клацнуть по опции «Оглавление». В раскрывшемся списке выбрать «автособираемый» вариант 1 или 2.
Оглавление будет меняться по умолчанию при редактировании названий разделов, подразделов, их последовательности и номеров страниц.
Самый простой способ перехода к нужному разделу без пролистывания нескольких десятков страниц – открыть страницу с оглавлением, зажать клавишу Ctrl и щелкнуть левой кнопкой мышки по определенной главе.
Если переход не работает, следует включить гиперссылки через параметры:
- Перейти на страницу с содержанием.
- Во вкладке «Ссылки» нажать на опцию «Оглавление» и выбрать в конце списка одноименный пункт.
- Поставить галочку в поле «Гиперссылки вместо номеров страниц». Нажать «Ок».
- На экране появится уведомление. Согласиться, кликнув по «Да».
Как отформатировать?
Если внешний вид стандартного содержания по какой-то причине не устраивает, можно настроить его самостоятельно:
- Клацнуть по «Оглавлению» во вкладке «Ссылки» и выбрать одноименный пункт.
- В открывшемся окне с настройками меняются такие параметры, как заполнитель (точки возле разделов), номера страниц (их скрытие, отображение), уровни.
- Щелкнув по параметру «Изменить», откроется новое окно, где задается шрифт и размер.
Можно поменять уровни подразделов: установить курсор перед заголовком, во вкладке «Ссылки» выбрать вариант «Добавить текст» и кликнуть по желаемому уровню.
Как обновить?
Часто в процессе проверки текста требуется отредактировать названия заголовков. Чтобы автоматически обновить оглавление, следует:
- Во вкладке «Ссылки» кликнуть по опции «Обновить страницу».
- Выбрать вариант: обновить текст целиком или только номера страниц.
Также обновить разделы и номера страниц возможно, если щелкнуть правой кнопкой мышки по содержанию и выбрать «Обновить поле».
OpenOffice
В OpenOffice оглавление создается так же просто, как и в Microsoft Word, но при этом настройки более разнообразные и обширные.
В первую очередь нужно применить соответствующие стили к названиям разделов, которые будут в содержании:
- Вызвать меню со стилями с помощью клавиши F Выделить название и кликнуть по «Заголовку 1».
- Или выделить название и использовать комбинацию клавиш – Ctrl и цифру уровня заголовка (до 10). Например, Ctrl+1, Ctrl+2.
Когда заголовки подготовлены:
- На верхней панели вызвать меню «Вставка» – «Оглавление и указатели» – еще раз кликнуть по одноименному пункту.
- Откроется окно с настройками.
- Определиться с областью отображения. Можно снять галочку с опции «Защищено от изменений вручную», и тогда содержание будет изменяться в ручном режиме.
- Во вкладке «Элементы» ставятся гиперссылки на названия разделов.
- В поле «Структура» установить курсор в свободную клетку перед элементом «Э#» и кликнуть по кнопке «Гиперссылка» – появится элемент «ГН» (начало).
- Затем установить курсор в свободную клетку после элемента «Э» и кликнуть по кнопке «Гиперссылка» – появится элемент «ГК» (конец).
- Клацнуть по кнопке «Все уровни», чтобы задать гиперссылки для всех уровней заголовков. Нажать «Ок».
Для перехода к нужному разделу без пролистывания нескольких десятков страниц следует зажать клавишу Ctrl и щелкнуть левой кнопкой мышки по определенной главе.
С помощью вкладок «Стили», «Колонки», «Фон» настраивается вид оглавления. Чтобы видеть изменения в реальном времени, нужно отметить галочкой пункт «Предварительный просмотр» в левом нижнем углу настроек.
