Конвертация из Excel в Word

Все программы Microsoft Office взаимосвязаны между собой и имеют общие функциональные возможности. Например, в Excel и Word легко создаются, редактируются, форматируются таблицы и различные объекты. Но если возникает необходимость конвертации данных из одного формата в другой, пользователь сталкивается с некоторыми трудностями.

 

Автоматическая конвертация

Стандартного инструмента преобразования (через опцию «Сохранить как») из xls(x) в doc(x) не существует. Поскольку форматы обладают совершенно разной структурой, Excel не может напрямую открывать файлы Word и наоборот.

Специальный софт

Одной из самых популярных утилит является Abex Excel to Word Converter, полностью сохраняющая исходное форматирование и структуру таблиц. Несмотря на отсутствие русского языка, имеет простой и понятный интерфейс, что упрощает работу с программой.

После скачивания, установки и запуска следует выполнить несколько действий:

  1. Клацнуть по кнопке «Add Files» — откроется новая папка, где нужно указать путь к документу. Выбрать xls(x) и нажать «Открыть». Можно добавить сразу несколько файлов.
  2. Рабочая книга отобразится на главной странице. В самом низу есть опция «Select output format» — выбрать формат (версию Word).
  3. В пункте «Output settings» указать расположение готового файла. Можно выбрать конкретную папку, клацнув по значку с тремя горизонтальными точками, вписать адрес вручную или сохранить файл в том же каталоге, откуда был взят исходник.
  4. При желании можно задать дополнительные параметры конвертации с помощью «Options», но обычно этого не требуется. Если были внесены изменения, клацнуть по «Ок».
  5. Для запуска конвертации нажать кнопку «Convert». Если на компьютере открыт doc-файл, система потребует закрыть его для продолжения. Нажать «Yes».
  6. В следующем уведомлении система предложит купить лицензию. Нажать «No». Преобразуется только часть файла, на которую будут наложены водяные знаки.
  7. Запустится процесс конвертации. О ее успешном завершении свидетельствует статус «Success».

Таким же образом работает обратная конвертация.

Программы имеют один принцип работы: загрузка файла, выбор формата и папки для сохранения, непосредственно преобразование. Однако все они являются условно-бесплатными и предлагают пользователям ограниченный функционал. Для того чтобы полноценно пользоваться всеми функциями, придется купить лицензию.

Онлайн-решения

Если нет необходимости часто конвертировать файлы в разные форматы, можно воспользоваться онлайн-конвертером. Так же, как и у программ, их принцип работы примерно одинаковый.

Самые популярные сервисы:

  1. PDFmall.
  2. Aconvert.
  3. Go4сonvert.
  4. Onlineconvertfree.
  5. CoolUtils.
  6. Convertio.

Как работает сервис:

  1. Нужно выбрать файл из папки или перетащить его в указанное место.
  2. Запустится процесс преобразования формата.
  3. По завершении можно скачать готовый файл.

Графические объекты обычно конвертируются некорректно.

Ручной перенос данных

При копировании таблиц и значений в другой формат документа они часто отображаются неправильно: размеры не совпадают, текст съезжает и т.п. Поэтому рекомендуется учитывать несколько моментов.

Копирование и вставка

Данный способ подходит только для простых и небольших таблиц:

  1. Выделить таблицу на листе.
  2. Нужно скопировать ее посредством комбинации клавиш Ctrl+C. Или же щелкнуть по выделенному диапазону правой кнопкой мышки и выбрать из меню вариант «Копировать».
  3. Открыть Word. Установить курсор в месте, куда будет добавлена таблица. Для вставки подходит один из способов:
  • комбинация клавиш Ctrl+V или Shift+Ins;
  • во вкладке «Главная» выбрать опцию «Вставить» с сохранением исходного форматирования;
  • щелкнуть правой кнопкой мышки по свободному месту на странице, из меню в пункте параметров вставки выбрать первый вариант (значок планшета с кистью).

Таблица будет добавлена в таком же виде, в котором она была в Excel. После чего ее можно редактировать.

В опции «Вставить» есть еще несколько вариантов вставки:

  1. Без исходного форматирования, в стиле, который на данный момент установлен в Word.
  2. В том же виде, в котором объект был выполнен в Excel, и с сохранением связи с ним.
  3. Комбинация двух вариантов.
  4. Рисунок, который невозможно отредактировать.
  5. Только текст.

Копирование и специальная вставка

Благодаря специальной вставке можно перенести таблицу в целостном виде и при этом сохранить ее связь с Excel:

  1. Выделить таблицу и скопировать ее.
  2. В текстовом редакторе использовать опцию «Вставить» — «Специальная вставка».
  3. В открывшемся окне из списка выбрать лист и установить маркер или возле «Вставить» (при редактировании запускается панель инструментов Excel прямо в Word), или возле «Связать» (редактирование осуществляется в исходном файле xls, но изменения отображаются и в doc). Нажать «Ок».
  4. Таблица появится в Word, для ее редактирования нужно дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мышки.

Вставка из файла

Открывать Excel в этом случае не нужно:

  1. В Word установить курсор в то место, куда будет добавлен объект, и перейти на вкладку «Вставка».
  2. В разделе «Текст» найти опцию «Объект» и выбрать одноименный пункт.
  3. Откроется новое окно. Перейти во вкладку «Создание файла».
  4. Нажав на «Обзор», появится «Проводник» — найти xls-файл, выделить его и кликнуть по «Вставить».
  5. Если после выбора файла просто нажать «Ок», будет добавлен объект, который нельзя редактировать. Отметить галочкой пункт «Связь с файлом» — таблица доступна для редактирования как в исходном файле, так и в текстовом редакторе. Отметить галочкой пункт «В виде значка» — добавится ярлык xls. Отметить галочкой оба пункта – таблица доступна для редактирования только в Excel.
  6. Выбрать подходящий вариант и нажать «Ок».

Если во время добавления объекта будет открыт xls-файл, на экране появится уведомление об ошибке. Нужно закрыть программу и заново пройти все шаги.

Вставка пустой таблицы

Осуществляется таким же способом, как и вставка объекта из файла:

  1. Установить курсор и во вкладке «Вставка» дважды выбрать «Объект».
  2. В списке найти тип объекта «Microsoft Excel Worksheet», выделить его и нажать «Ок».

С помощью всех инструментов Excel можно создать таблицу и отформатировать ее по желанию.

Способы копирования и вставки работают также для обратной конвертации.

Комментариев нет

Добавить комментарий

%d такие блоггеры, как: