PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране. Отсутствие обычного встроенного редактора, как в Microsoft Word, позволяет использовать PDF только для чтения, что очень удобно при отправке файлов – получатель сможет открыть и изучить документ, который при этом не поврежден и защищен. Чтобы файл был структурно цельным и платформонезависимым, есть смысл конвертировать его из Excel в PDF.
Решения задачи конвертации/печати
Существуют различные сторонние приложения, сервисы и дополнения, с помощью которых можно быстро и бесплатно изменить формат документа. Для этого достаточно совершить несколько кликов – процесс запустится и займет до нескольких минут, в зависимости от размера.
Microsoft Excel
Самый простой способ – использовать встроенный в Excel конвертер. Необходимо выполнить следующие шаги:
- Открыть xlsx-файл.
- Перейти во вкладку «Файл».
- Нажать «Сохранить как». Откроется папка, где указывается место сохранения и формат.
- После выбора формата можно задать нужный вариант оптимизации документа.
- При желании дополнительно настроить параметры сохранения (указать диапазон страниц, выбрать листы, включить или выключить непечатаемые данные).
- Нажать «Ок». Вписать новое имя, отметить галочкой пункт об открытии после публикации и кликнуть по кнопке «Сохранить».
- Новый документ откроется в Adobe Acrobat.
Второй вариант преобразования в PDF осуществляется также в программе Excel, но с помощью опции печати:
- Перейти по пути «Файл» – «Печать», либо же использовать комбинацию клавиш Ctrl+P.
- В открывшемся окне вызвать меню со списком принтеров – выбрать тот вариант, где есть PDF.
- Нажать на кнопку «Печать». На экране отобразится окно, в котором нужно указать имя и место сохранения. Кликнуть по соответствующей кнопке.
- Процесс займет несколько секунд.
Если в списке принтеров отсутствует вариант «Microsoft Print to PDF» или «Adobe PDF», значит, на компьютере не установлена программа Adobe Acrobat.
Можно сделать вывод, что результат конвертации через печать выглядит более аккуратным (нет жирных границ таблицы).
Третий способ:
- Во вкладке «Файл» клацнуть по опции «Сохранить и отправить».
- Откроется меню с вариантами действий, нужно выбрать «Создать документ PDF/XPS» - повторно кликнуть по кнопке.
- В новом окне можно указать оптимизацию и выбрать дополнительные параметры сохранения. Написать имя книги.
- Нажать «Опубликовать».
В разделе «Сохранить и отправить» есть пункт «Изменить тип файла», работает он так же, как и опция «Сохранить как».
В некоторых версиях Microsoft Excel во вкладке «Файл» есть разделы «Сохранить как Adobe PDF» и «Экспорт», которые также позволят преобразовать формат.
В Excel 2003 конвертировать документ возможно только через опцию печати.
Как целый лист Excel разместить на одной странице PDF
Если на листе Excel расположено несколько объектов, а при преобразовании они обрезаются в PDF, перед сохранением файла в нужном формате следует:
- Перейти во вкладку «Разметка…» и вызвать параметры страницы.
- Изменить масштаб, отметив пункт «Разместить не более чем на» и указав количество страниц, то есть 1.
- Нажать на «Ок». Преобразовать файл любым удобным способом.
Онлайн-конвертеры
Все инструменты работают по одному принципу: выбор файла, его загрузка на сервер, процедура конвертации, скачивание готового документа.
Среди наиболее популярных сервисов стоит выделить:
- SmallPDF.
- PDF.io.
- ConvertStandard.
- iLovePDF.
- PDF2Go.
Конфиденциальные документы, контракты и т.п. не рекомендуется загружать на сторонние сервисы. Лучше скачать и установить ПО (например, FoxPDF Excel to PDF Converter, Folder Mill) или воспользоваться встроенными средствами Microsoft Excel.
Обратная конвертация: из PDF в Excel
В бесплатной программе Adobe Acrobat Reader DC невозможно конвертировать файлы, для этого требуется или установить пробную версию на 7 дней, или купить лицензию. Поэтому удобнее воспользоваться онлайн-сервисом. Их очень много, и большинство из них – бесплатные.
Рассмотрим преобразование документа на примере PDF.io:
- Перейти на сайт и переместить в центр нужный файл.
- Процесс загрузки и преобразования формата займет несколько секунд (зависит от объема файла).
- По завершении на экране высветится уведомление.
- Нажать на кнопку «Скачать».
Можно воспользоваться любым другим онлайн-конвертером, поскольку у всех один принцип работы. Только некоторые для скачивания файла требуют ввод е-мейла.
Бесплатные сервисы криво конвертируют листы Excel – графические объекты не отображаются в новом документе.
